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全面提升我院档案管理工作水平
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全面提升我院档案管理工作水平

2015/01/09
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与时俱进  开拓创新

全面提升我院档案管理工作水平

 

为了进一步提高我院档案工作规范化、标准化和现代化水平、加大档案资源建设力度,充分发挥档案服务职能、更好的为本单位经营管理和经济发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案接收和和征集管理办法》、和唐档字【2014】14号文件等规定,自2014年2月份以来,我院的文件资料归档、组卷、3A等级认定升级工作正式展开。

由于近年来我院档案工作存在归档不完整、存放无秩序、登记不规范等多方面问题。院领导对档案工作给予高度重视,要求认真贯彻《中华人民共和国档案法》及省市有关规定,按照市档案局的工作部署,结合我院实际给出许多具有前瞻性的科学建议,为整个档案工作的高效、顺利进行指引了明确方向。

为全面扎实地做好档案管理的各项工作,在时间紧迫、任务繁重的情况下办公室徐灏主任带领档案管理人员加班加点认真整档,面对大量的文件整理扫描工作,档案管理人员主动自发地牺牲一年来所有节假日休息时间进行档案资料的整理扫描。经过不懈努力,顺利完成了档案局3A认定升级工作,档案管理水平得到显著提升。

档案认定升级工作的圆满完成,与不断创新的工作方法密不可分。通过本次整档工作,我院在馆藏档案数字化建设方面取得了突出成绩。经过调研利用计算机网络技术、Microsoft.Net Framework平台,依托我院现有的互联网平台,研究档案管理、档案数据的高速存储,研究开发了基于动态建模技术档案管理信息系统。该系统通过对档案的动态建模技术实现对多样化数据档案的存储和查询功能,实现对档案工作的全方位网络化管理,使档案管理全过程更为科学、有效、安全、可控,进一步优化管理流程,提高档案资源使用效率。

目前,我院研发的《基于动态建模技术的档案管理信息系统研究软件》已取得了中华人民共和国国家版权局颁发的《通用电子档案管理系统》软件著作权证书。动态建模技术在企业生产管理中有所应用,但在档案管理工作中尚属首次,国内还没有先例。可以说,本系统的开发完成填补了国内档案管理软件领域的一项空白。

本次整档工作通过对建院60年以来单位和个人从事政治、经济、设计活动中直接形成的对单位和社会具有保存价值的所有文字材料、声像制品、图片、照片、奖状、奖牌、奖杯等档案资料进行回收整理,完成了全院文书、电子等档案的立卷、归档工作,主体档案永久、长期、短期文件及目录录入完毕。依托自主研发软件平台的投入使用,将全院档案纳入科学化、规范化统一管理,不仅得到了档案领导部门的认可和赞誉,对我院档案事业的健康、高效、优质、科学发展更是具有里程碑式的深远意义!